Mesa de ayuda VS Email: ¿Por qué el email ya no es suficiente?

Durante muchos años, el email fue la herramienta estrella de comunicación interna. Rápido, directo y \"fácil de usar\". Pero con el crecimiento de las empresas, la complejidad de los equipos y la multiplicidad de solicitudes... el correo se quedó corto.

Hoy, intentar gestionar requerimientos internos solo con email es como intentar organizar una mudanza con post-its en la nevera.

“Te mandé un correo hace 3 días... ¿lo viste?”
— Frase número uno del caos moderno.

1. El email no tiene trazabilidad

Una vez que envías un correo, pierdes el control. No sabes si lo leyeron, si lo reenviaron, si está en spam o si alguien más lo está resolviendo.

Con una mesa de ayuda, cada solicitud tiene:

• 📌 Un número de ticket
• 👤 Un responsable asignado
• 📊 Un estado visible
• 📚 Historial de acción

2. El email no tiene prioridades claras

En la bandeja de entrada, todo compite por atención. Un correo urgente puede estar debajo de una notificación automática.

Con un sistema de tickets puedes definir niveles reales de prioridad:

• 🔥 Alta: interrumpe un servicio crítico
• ⏳ Media: afecta tareas pero hay alternativa
• 💡 Baja: mejora o sugerencia

3. El email no escala (ni colabora)

En equipos grandes, el correo se vuelve una trampa:

• ❌ No puedes delegar fácilmente
• ❌ No puedes compartir el avance
• ❌ No puedes medir nada

La mesa de ayuda sí. Permite derivar, colaborar, documentar y reportar.

4. El email está lleno de ruido

Promociones, alertas, spam, newsletters... Todo mezclado con solicitudes reales. Buscar algo ahí es una pesadilla.

Un sistema dedicado filtra y organiza: solo solicitudes, todo clasificado.

5. No puedes mejorar lo que no puedes medir

El email no te dice:

• 📈 Cuánto tardas en responder
• 📥 Cuántas solicitudes ingresan
• 🧍 Quién está sobrecargado
• 🔁 Qué problemas se repiten

¿Está muerto el email?

No. El email sigue siendo útil para muchas cosas. Pero no para gestionar solicitudes internas de forma ordenada y eficiente.

Si tu empresa sigue usando solo el correo como sistema de tickets... está sobreviviendo, no optimizando.